El término ERP se refiere a Enterprise Resource Planning, traducido al español significa “sistema de planificación de recursos empresariales”. Su función es administrar distintas operaciones internas de una empresa mediante un software; estas funciones pueden ser desde ventas a producción, contabilidad, inventarios e incluso recursos humanos.

 Son de gran aporte en cuanto a gestión empresarial hablamos, ya que requieren la integración de todas las áreas principales de la empresa. Mediante un ERP se logra mantener una base de datos en una sola plataforma donde los diferentes usuarios´ podrán manejar sus entradas y salidas de información. Por ejemplo; la empresa puede adquirir un software ERP donde podrá manejar sus insumos y luego su producción, clientes y posteriormente sus ventas, acarreando el proceso hasta una factura final; a este ciclo se le denomina como automatización.

 La automatización de las gestiones empresariales es una virtud del ERP, esta nos brinda la eficiencia en tiempo y costo, generando a través de la información que aportan todas las áreas   involucradas, y dando como resultado: Business Intelligence; estepermite el acceso al análisis de la información para optimizar toma de decisiones y rendimiento.  

 Si bien es cierto estos softwares ERP son personalizables y se adaptan a todo tipo de empresas, también es cierto que estos softwares ERP no son nada asequibles; esto como único punto en desventaja al momento de optar por implementarlo. Se debe tomar en consideración cual es el área que necesita mejora en sus prácticas; y luego ir integrando paso a paso las demás.

 El ERP es adaptable a cualquier tamaño de empresa aún si vas comenzando una, de gran importancia para las empresas que van creciendo poco a poco, y rentable para las grandes. Desde el comienzo puedes llevar orden con contabilidad, ventas e inventarios dado caso que sea tu rubro una empresa de productos tangibles; a medida que vas creciendo puedes ir agregando a tu sistema otras áreas que van ganando protagonismo en tu organización por ejemplo si vas requiriendo nuevo personal y comienzas a ordenar tu departamento de recurso humano vas a necesitar un módulo donde podrás apoyarte de él para realizar los pagos acorde al tipo de contrato que mantienes con cada persona, a su vez enviar el reporte a tiempo a tu banco para que desembolse el pago de tu cuenta; la gestión de aplicaciones o contrataciones para nuevas plazas, los permisos y el desarrollo de cada colaborador es parte de la información que debes considerar importante en beneficio de tu empresa.

¿Cómo saber si necesitas un ERP?

 Si tienes una empresa que se dedica a la comercialización de ´´X´´ producto, y hay ocasiones donde te has quedado desabastecido de suministros, pues tu proveedor ha subido el costo de los insumos que necesitas, la presión aumenta; aún están esperando el stock del nuevo proveedor que cabe mencionar el costo es aún más alto que el valor que se han acostumbrado a pagar, la tensión entre departamentos está al tope; y ni por cerca te reportan estos sucesos. Hasta que llega a tu teléfono una llamada con quejas de un cliente molesto que ha depositado su confianza en tu producto y te das cuenta que reprueban con CERO en la materia de atención al cliente al no mencionarle que el precio se elevó; todo por faltas en la producción del mismo. Ya perdiste la venta del año, y en este ejemplo hay tres indicadores que te demuestran cuando necesitas un software ERP.

 Cuando caes en cuenta que estas sin suministros y si en tu empresa manejan diferentes sistemas autónomos, este es el primer indicador para saber qué necesitas un ERP; el traslado de la información varía en tiempo y forma de un departamento a otro. Puede ser en tiempo pues entre departamentos exista poca colaboración por ambas vías. En forma por el tipo de reporte que necesiten, algunos gerentes solicitan solo totales, otros necesitan saber de dónde sale cada número y el ¿por qué? de tantas variaciones, ya que todo movimiento va a pegar a atención al cliente, precios y a la contabilidad de la misma empresa.  

Pero todo esto lo puedes evitar manteniendo la información relevante de tu empresa justo en el momento que la requieres sin necesidad de esperar largos periodos para recibir informes o reportes donde tus colaboradores pueden invertir mucho tiempo en ello, con un módulo de almacén que recorre todo el proceso desde compras de proveedores, suministros, almacén, inventarios, hasta la logística; puedes tener el acceso a ello con un software ERP, así puedas tomar las mejores decisiones en el momento indicado. Entonces si existen dificultades para acceder a la información en el tiempo preciso, este sería el segundo indicador.

El tercer, pero no último ni menos importante sería la satisfacción del cliente, debes conocer su nivel de agrado ante tu servicio pues es quien te recomendaría ante otros posibles clientes, o simplemente no lo haría por tu mala gestión de venta. no importa si eres el único que ofrece ese servicio al mercado siempre habrán más que busquen mejorar todo lo que haces, así que debes cuidar a tus clientes y tu reputación. 

En resumen, las virtudes más atractivas de un sistema  de información ERP son:

• Eficiente en tiempo y costo
• Personalizables
• Adaptable

Necesitas implementar un sistema ERP para crecer y controlar tus procedimientos de manera confiable y oportuna y estos son los indicadores más importantes:

• Diferentes sistemas autónomos
• Dificultades para acceder a la información en el tiempo preciso,
• Satisfacción del cliente